تعریف
اتلاف در اصطلاح به معنای هدررفت منابع، کاهش ارزش یا استفاده نادرست از امکانات و سرمایهها است که منجر به کاهش بهرهوری و زیان میشود . در مفاهیم مدیریت و تولید، به هر چیزی گفته میشود که منابع (زمان، هزینه، مواد، انرژی، فضا، نیروی انسانی، …) را مصرف میکند بدون اینکه ارزشی برای مشتری ایجاد کند . نکته ریزی که در امر اتلاف بسیار مهم است این است که شناخت اتلاف نیاز به شناسایی دقیق تر منابع است . به عبارتی ماهیت اتلاف ناظر به منبع است . در نتیجه وقتی منابع درست شناسایی و مورد توجه قرار نگیرند ، اتلاف نیز شناسایی نمی شود که در ادامه بیشتر به آن خواهیم پرداخت . اتلاف از نظر شناسایی دارای دو نوع است . اتلاف آشکار و اتلاف پنهان
اتلاف های آشکار( Visible Waste )
هفت اتلاف اصلی (طبق سیستم تولید تویوتا)
1 اتلاف تولید بیش از حد (Overproduction) تولید بیش از نیاز مشتری یا زودتر از زمان مورد نیاز. باعث انبارش، سرمایه خواب و اتلاف منابع میشود.
2 اتلاف انتظار (Waiting) وقتی که افراد یا ماشینآلات منتظر کار بعدی هستند. مثلاً توقف خط تولید به دلیل نبود قطعه یا تایید نشدن محصول.
3️ اتلاف حملونقل (Transportation) جابجایی غیرضروری مواد یا محصولات بین ایستگاهها. هیچ ارزشی برای مشتری ایجاد نمیکند.
4️ اتلاف فرایند اضافی (Over-processing) انجام کارهایی فراتر از نیاز مشتری یا تکراری، مثل استفاده از ابزار یا کنترل کیفیت غیرضروری.
5️ اتلاف موجودی (Inventory) نگهداری مواد اولیه، نیمه ساخته یا محصول نهایی بیش از نیاز. سرمایه را بلوکه میکند.
6️ اتلاف حرکت (Motion) حرکات غیرضروری کارکنان یا ماشینها، مانند خم شدن، جستجوی ابزار یا راه رفتن زیاد.
7️ اتلاف دوبارهکاری یا ضایعات (Defects) تولید محصول معیوب که نیاز به اصلاح، دوبارهکاری یا دورریز دارد. باعث دوبارهکاری، تأخیر و نارضایتی مشتری میشود.
اتلاف پنهان (Hidden Waste)
به آن دسته از اتلافها گفته میشود که در نگاه اول قابل مشاهده یا اندازهگیری نیستند اما در عمل تأثیر قابلتوجهی بر بهرهوری، هزینه، کیفیت و رضایت مشتری دارند. اتلاف پنهان مانند کوه یخی است که بخش بزرگی از آن زیر آب است و دیده نمیشود، اما تأثیر مخربی بر بهرهوری سازمان دارد.این اتلافها معمولاً در فرهنگ سازمانی، روشهای مدیریتی، یا رفتار کارکنان نهفتهاند و شناسایی آنها نیاز به دقت، تجربه و تحلیل عمیق دارد.
ویژگیهای اتلاف پنهان:
یک . معمولاً در گزارشها و آمارهای رسمی دیده نمیشوند.
دو . در فرآیندهای روزمره سازمان نهادینه شدهاند و «عادی» به نظر میرسند.
سه .در بلندمدت باعث کاهش عملکرد سازمان میشوند.
چهار . ریشه بسیاری از هزینههای غیرضروری هستند.
در زیر چند نمونه از موارد اتلاف پنهان بیان شده است
تفاوت اتلاف آشکار و پنهان
اتلاف آشکار (Visible Waste): به راحتی قابل تشخیص است (مثل ضایعات مواد، خرابی ماشینآلات یا تولید بیش از حد).
اتلاف پنهان (Hidden Waste): در ظاهر مشکلی ایجاد نمیکند، اما به مرور زمان بهرهوری را کاهش میدهد (مثل جلسات بیفایده، بوروکراسی اضافی یا تصمیم گیری های غیر بهینه).
- فرآیندهای زائد اداری (Bureaucratic Waste)
مثالها:
تأییدیههای غیرضروری برای تصمیمگیریهای ساده.
پرکردن فرمهای تکراری که هیچ استفاده عملی ندارند.
جلسات طولانی بدون نتیجه مشخص. - تغییرات بیثبات در برنامهریزی (Unstable Planning)
مثالها:
تغییر مداوم اولویتهای تولید بدون دلیل منطقی.
برنامهریزی نادرست که منجر به توقفهای ناخواسته میشود. - عدم استفاده از مهارتهای کارکنان (Underutilized Talent)
مثالها:
نادیده گرفتن ایدههای کارمندان.
استخدام افراد با مهارت بالا برای کارهای ساده. - نقص در ارتباطات (Communication Waste)
مثالها:
ارسال ایمیلها و گزارشهای غیرضروری.
عدم شفافیت در دستورالعملها که منجر به سردرگمی میشود. - حمل و نقل و جابجاییهای غیربهینه (Inefficient Logistics)
مثالها:
مسیرهای طولانی برای انتقال مواد در کارخانه.
استفاده نادرست از فضای انبار. - تأخیرهای پنهان در فرآیندها (Hidden Delays)
مثالها:
زمان انتظار برای تأیید نرمافزار یا سیستمهای داخلی.
تأخیر در پاسخگویی بین بخشهای مختلف. - انجام کارهای تکراری (Redundant Work)
مثالها:
ثبت دادهها در چند سیستم مختلف به صورت دستی.
بررسیهای اضافی کیفیت که قبلاً انجام شده است.
علاوه بر موارد عادی ذکر شده در اتلاف پنهان بنده می خواهم یک نوع اتلاف پنهان دیگر را هم اضافه کنم که ریشه در اخلاق دارد که در منابع مدیریتی ، خیلی به آن اشاره نمی شود . شاید بشود نام این اتلاف را اتلاف اخلاقی گذاشت . بگذارید یک مثال واقعی و میدانی و عملی از تجربه خودم در دنیای مدیریت بزنم .
مدتی در یک کارخانه تجهیزات الکترونیکی فعالیت می کردم . در ابتدای شروع مدیریتم متوجه شدم که افراد مونتاژکار که پشت میزهای مونتاژ کار می کردند از نامناسب بودن صندلی های خود شکایت داشتند . ظاهرا این مورد را قبلا توسط سرپرست خط با مدیرعامل مطرح کرده بودند اما هیچ رسیدگی به این مسئله نشده بود . بعد از مدتی متوجه شدم که نظر مدیرعامل این بوده که اگر پرسنل مونتاژ از صندلی راحت تری برخوردار باشند راندمان کار آن ها کم می شود . و به هر طریق این نظر مدیر عامل به گوش پرسنل خط مونتاژ رسیده بود . حال از این نظریه مدیر عامل که درست یا غلط بوده و بر اساس چه مشاهدات میدانی یا تئوری های نظری به این نتیجه رسیده بوده بگذریم ، آنچه که پس از مدتی بررسی ضایعات خط تولید متوجه شدم این بود که برخی پرسنل مونتاژ به هنگام جانمایی برخی بردها ، دقت کافی را به خرج نمی دادند و این مسئله باعث خرابی بردها و افزایش ضایعات می شد و این مسئله هم به راحتی قابل تشخیص نبود . به طور مثال می دیدم که مثلا خرابی یک برد الکترونیکی فقط به خاطر این بوده پایه یک خازن بزرگ که بسیار هم آشکارا از جای خود درآمده بوده و با یک لحیم ساده می توانست آن برد در خط تولید قرار بگیرد ، این کار را مونتاژکار انجام نمی داد و بلافاصله آن را به جعبه ضایعات می انداخت .این مسئله باعث یک فرایند اضافی تعمیر آن برد ها می شد . وقتی دوستانه و خارج از روابط مدیریتی با پرسنل خط صحبت کردم به من بسیار صادقانه گفتند که وقتی که شرکت به فکر ما نیست ما چرا باید به فکر شرکت باشیم .
یا یک مثال دیگر در همان شرکت تولید قطعات خودرو می دیدم که پرسنل یک خط مونتاژ به خاطر اینکه بنا به دلایلی و برای تنبیه از یک پکیج ارزاق ماهانه به گفته خودشان به طور غیر منصفانه مورد محرومیت واقع شده بودند چه باگ هایی را عامدانه در خط مونتاژ ایجاد می کردند که برای غیر متخصص قابل شناسایی نبود . من در آن شرکت مسئولیت مدیریتی در سالن های تولید نداشتم و در قسمت اداری و برنامه ریزی فعال بودم ولی به علت تجارب قبل در مدیریت تولید و همچنین به علت دانش فنی در الکترونیک متوجه این اتلاف های عامدانه می شدم
من اسم این اتلاف ها را اتلاف عامدانه اخلاقی ناشی از عدم درک ظرافت های مدیریتی توسط مدیران می نامم . چه بسیار موارد اینچنینی را مدیران باتجربه می توانند در صنایع تولیدی ایران که عملا با آن برخورد کرده اند مثال بزنند .