تعریف عارضه جزیره ای شدن سازمان
مفهوم جزیرهای شدن در مدیریت (یا مدیریت جزیره ای) به وضعیتی در سازمانها اشاره دارد که در آن بخشها ، واحدها یا مدیران به جای همکاری مؤثر ، به صورت منزوی و مستقل از یکدیگر عمل میکنند ( بدون هماهنگی، هم افزایی یا اشتراک گذاری اطلاعات و منابع به طرز صحیح واقعی با سایر بخشها) . این وضعیت باعث کاهش ارتباطات، هماهنگی و اشتراک اطلاعات بین بخشها میشود و میتواند به کاهش بهرهوری، تصمیمگیری ناکارآمد و حتی تعارضات داخلی منجر شود.
در کتب و منابع مدیریتی ، بصورت عمومی ، علت های جزیره ای شدن را موارد زیر می دانند
یک . ساختار سازمانی نامناسب: طراحی سلسله مراتبی شدید یا تقسیم بندیهای غیر منعطف.
دو . فرهنگ سازمانی ضعیف: عدم تأکید بر کار تیمی یا رقابت ناسالم بین بخشها.
سه . سیستمهای ارتباطی ناکارآمد: فقدان ابزارهای مناسب برای اشتراک گذاری اطلاعات.
چهار . اهداف متضاد: زمانی که هر بخش فقط بر اهداف خود متمرکز است و چشمانداز کلی سازمان را نادیده میگیرد.
پنج . مدیریت ضعیف: ناتوانی رهبران در ایجاد هماهنگی بین واحدها.
شش . ارزیابیهای فردی به جای ارزیابی تیمی یا سیستمی
علاوه بر موارد فوق که در اکثر منابع به آن اشاره شده است ، می خواهم مواردی را هم به آن اضافه کنم که شاید خیلی به آن توجه نمی شود
از نظر من علت جزیره ای شدن دو مبنا دارد .
یک . جزیره ای شدن بر مبنای رفتاری و سیاستگذاری نیروهای انسانی سازمان (عامدانه )
دو . جزیره ای شدن به عنوان یک پدیده ناخواسته ای که مبتنی بر ابزار های به کار گرفته شده در سازمان است ( غیر عمد )
خود مبنای رفتاری و سازگاری هم دو نوع دارد
یکی سیاستگذاری خواسته یا نا خواسته از بالای هرم مدیریت به پایین
دوم رفتارهای کارکنان و مدیران واحد ها در تعامل با یکدیگر
در مورد اول ، پدیده جزیره ای شدن به علت رفتارها و سیاستگذاری های مدیر راس هرم به وجود می آید که در برخی موارد این امر عامدانه و به جهت ایجاد فضای رقابتی بین پرسنل و واحد ها ایجاد شده است و در برخی موارد به علت عدم توانایی مدیرراس هرم در هم گرایی و هم راستا کردن فعالیت های مدیران و کارکنان و رفتارهای آنان می باشد .
در مورد دوم ، پدیده جزیره ای شدن از رفتارهای کارکنان و مدیران میانی در تعامل با همدیگر به وجود می آید . این مسئله نیز ریشه در موارد اخلاقی دارد . و از نکات قابل توجه این است که این مسئله بسیار مسری نیز می باشد .
در ایران به این پدیده جزیره ای شدن که ریشه در سیاستگذاری های مدیر راس هرم یا رفتارهای کارکنان در تعامل با یکدیگر دارد به اصطلاح باند بازی گفته می شود .
از بسط و توضیح بیشتر و ارائه مثال های میدانی و تجارب خودم درباره پدیده جزیره ای شدن عامدانه به علت گسترده بودن تشریح و صعب العلاج بودن آن خودداری می کنم اما در سایت سیستم ایزم به آن مفصل پرداخته خواهد شد
اکنون به پدیده جزیره ای شدن ناخواسته مبتنی بر ابزار که شیوع آن بیشتر ولی درمان آن راحت تراست می پردازم
گاهی وقتها در جزیره ای شدن سازمان عمد و مدیریت اشتباه نقشی ندارند . بلکه این ابزارها هستند که این مشکل را به وجود می آورند .
باز می خواهم یک مثال واقعی و میدانی از تجارب خودم بیان کنم
مدتی به عنوان یک مشاور با یک کارخانه نسبتا بزرگ که خود چند شرکت زیر مجموعه داشت فعالیت می کردم . در آن سالها کم کم و تازه استفاده کردن از نرم افزارهای مختلف علاوه بر نرم افزار های حسابداری در شرکت ها رواج پیدا می کرد . اتفاقی که به مرور زمان برای این شرکت به وجود آمده بود این بود که هر قسمت بنا به سلیقه خود یا بنا به پیشنهاد شرکت های نرم افزاری از یک نرم افزار جهت واحد خود استفاده می کرد . مثلا واحد خدمات مشتریان از یک نرم افزار و واحد انبار از یک نرم افزار و واحد بازرگانی خارجی از یک نرم افزار دیگر استفاده می کرد . شاید در آن موقع به کارگیری نرم افزارها خیلی به این مسئله که در آینده باعث جزیره ای شدن دیتا ها و فرایندها خواهد شد توجه نمی شد . وقتی فعالیت خود را در آن سازمان آغاز کردم ، راه اصلاح را در آن دیدم که ابزار یکپارچه می تواند این مشکل جزیره ای شدن را برطرف کند . لذا پس از مذاکره با یک شرکت تولید نرم افزار و اقدام جهت یکپارچه سازی تمام واحد ها و استفاده از یک نرم افزار مشاهده کردم که برای هر پرسنل در هر واحد که از نرم افزار مخصوص خود که مدتها با آن کار کرده بودند سخت بود که بخواهند به یک نرم افزار جدید مهاجرت کنند . این مسئله موجب ایجاد مقاومت در برابر تغییر مثبت ایجاد کرده بود . بنابراین عارضه جزیره ای شدن در این سازمان مبنای عامدانه و مبتنی بر سیاستگذاری مدیر راس هرم یا رفتارهای کارکنان نداشت . بلکه این ابزارهای جداگانه بودند که بطور ناخواسته ، قسمت های مختلف شرکت را جزیره ای کرده بودند .
پیامدهای منفی مدیریت جزیرهای
| توضیح | پیامد |
| بهجای استفاده از همافزایی بین واحدها، منابع دوبارهکاری یا هدر میروند | کاهش بهرهوری |
| نبود اطلاعات جامع باعث تصمیمگیری کند و ناهماهنگ میشود | تأخیر در تصمیمگیری |
| فرآیندهای جداگانه منجر به تجربه ضعیف مشتری میشود | نارضایتی مشتری |
| هر واحد منافع خود را دنبال میکند، نه منافع کل سازمان | تضاد منافع |
| ایدهها بین واحدها به اشتراک گذاشته نمیشود | مانع نوآوری |
| هر واحد فقط دادهها و اطلاعات خود را دارد و دید کلنگر وجود ندارد | کاهش شفافیت |
نشانههای یک سازمان با مدیریت جزیرهای
- جلسات بینواحدی بسیار کم برگزار میشود.
- هر دپارتمان نرمافزار، فرم یا فرآیند مخصوص به خود را دارد.
- در پروژهها همکاری بینبخشی ضعیف است.
- شکایات بین واحدها زیاد است (مثلاً تولید از فروش، یا انبار از مالی).
- کارکنان فقط از اهداف و برنامههای واحد خود آگاهند
برخی از راهکارهای عمومی برطرف کردن عارضه جزیره ای شدن را که در کتب و منابع مدیریتی به صورت مشترک عنوان می شود به قرار زیر است
- مدیران ارشد باید نگاه کلنگر داشته باشند و به جای رقابت بین واحدها، همکاری را ترویج دهند.
- استفاده از فناوری اطلاعات: پیادهسازی سیستمهایی مانند ERP یا CRM برای بهبود جریان اطلاعات.
- تشکیل تیمهای بینبخشی: ایجاد پروژههای مشترک با حضور اعضای مختلف از واحدهای گوناگون.
- آموزش و توسعه مهارتهای نرم: برگزاری دورههای ارتباط مؤثر و مدیریت تعارض.
- تعیین اهداف سازمانی مشترک: اطمینان از اینکه همه بخشها به سمت یک مأموریت واحد حرکت میکنند.
- رهبری یکپارچه: نقش مدیران ارشد در ایجاد هماهنگی و شکستن مرزهای داخلی.